בעולם של היום, חשוב לנצל כל דקה וכל שנייה! אם לקוח פוטנציאלי מתקשר אליך לטלפון ונתקל בצליל המתנה משעמם או מוסיקת רקע משמימה, אז אתה מפספס הזדמנות פז ליצירת רושם ראשוני- וחבל! נצל את זמן ההמתנה של הטלפון על מנת להעביר למאזין מידע על העסק שלך, על השירותים אותם אתה מציע וכל מידע אשר יכול לקדם אותך ואת העסק שלך. מעבר לכך, צליל המתנה עסקי (ביזנסטון) יוצר רושם של עסק מקצועי ומלוטש, אשר לוקח את עצמו ואת לקוחותיו ברצינות.
אז למה בעצם יש לשים לב כשניגשים לכתיבת תוכן למענה קולי עסקי?
- חשוב לשדר אדיבות. כדאי תמיד לפתוח במילים המשדרות אדיבות ומקצועיות. להודות ללקוח על שהתקשר ולומר לו שמיד נענה לשיחה שלו. בסיום המלל, כדאי להודות לו על שבחר להתקשר אליך.
- יש לך זמן מוגבל להעביר מידע. לכן, תשקול היטב מהו המידע שהכי חשוב לך להעביר ללקוח. האם חשוב לך לשווק את העסק ולהסביר ללקוח מדוע כדאי לו לבחור בו? או שמא הדגש יהיה על השירותים השונים אותם אפשר למצוא אצלך? חשוב לך לציין שעות פתיחה/ סגירה? סניפים? או פרטים ליצירת קשר?
- אל תעמיס! אפילו אם יש לך הרבה מה לומר, השתדל לא להעמיס הרבה מלל. תן מקום גם למוסיקה להתנגן. אל תתיש את הלקוח במידע שאין לו באמת צורך בו באותו רגע. המטרה היא להנעים את זמן ההמתנה תוך העברת מידע חשוב ולא העברת הרצאה משעממת. שים לב, שהיות וזמן ההקלטה מוגבל, אם תעמיס הרבה מלל, הקריין יצטרך לדבר ממש מהר כדי לדחוס את כל הטקסט בזמן הקצוב וזה לא יהיה נעים לאוזן
- קח בחשבון שלאחר הקלטת הרינגטון לא תהיה לך אפשרות לתיקונים. ברוב הפעמים, תיקון ידרוש תשלום נוסף. לכן, ודא כי המלל הוא בדיוק כפי שאתה רוצה שהוא יהיה. אם יש לך הוראות הגייה מיוחדות, או שאתה מעוניין באינטונאציה מסוימת (אם אתה רוצה למשל שהקריין ידבר באופן קליל ומקפיץ או לחילופין חשוב לך שהוא יקרא את הטקסט בצורה פורמאלית ואיטית)- הדגש זאת בפניו טרם ההקלטה.
- בחירת מוסיקה- אם ניתנת לך האפשרות לבחור את מוסיקת הרקע של צליל ההמתנה שלך, עשה זאת תוך תשומת לב לכך שמוסיקה היא מרכיב חשוב מאוד. היא לא רק עוזרת להנעים את זמן ההמתנה. היא גם יכולה לעזור להעברת מסר, ליצור אווירה ייחודית ולתת ללקוח רושם מיידי על העסק שלך. אם מדובר בחברה תוססת ודינאמית- תן למוסיקת הרקע להעביר את התחושה הזו ובחר בצלילים שמחים וקופצניים (יחד עם זאת, יש להקפיד שהמוסיקה לא תשתלט יותר מידי והקריינות לא תיבלע במוסיקה). לחילופין, אם אתה רוצה ליצור רושם של עסק מכובד ואלגנטי- מוסיקה שקטה (אפילו קלאסית) יכולה לעזור מאוד.
דוגמאות לתכנים שונים
* שלום, ותודה שהתקשרתם ל………אנו עוסקים ב……… שעות הפתיחה שלנו הם……שיחתכם חשובה לנו. מיד נענה.
* שלום, אנו מודים לך שבחרת…… חברתנו מתמחה ב……..אנו מזמינים אתכם להיכנס לאתר שלנו…..תודה ולהתראות
* ברוכים הבאים ל…..מיד עונים…..איתנו תוכלו להנות מ……תודה על ההמתנה
* (שם החברה)…..מיד עונים…..אנו מתחייבים לשרות ואמינות…….אנו עוסקים ב……פנייתכם חשובה לנו. מיד נענה
